Nos structures syndicales sont souvent surchargées de documents divers qui ont souvent une ancienneté supérieure à 10 ans.
10 ans est généralement la date maximale pour la plupart des documents sauf ceux correspondant aux bulletins de salaires (pour les particuliers) ou aux achats immobiliers qui doivent être gardés 30 ans.
Peut-on archiver ou même supprimer ces informations sans risque ? Pas si simple …
En théorie, il suffit de définir, dans le cadre du RGPD, une durée de conservation adaptée à chaque finalité en respectant les procédures de suppression des données dépassées et en broyant systématiquement les documents papiers qu’on ne doit plus garder.
Les conseils de la CNIL et de nos sites gouvernementaux sont intéressants à ce titre.
Conseils gouvernementaux
A part le contrat de travail du salarié dont la durée minimale de conservation dure jusqu’à la la liquidation de la retraite ainsi que les documents liés à des achats immobiliers, la durée maximale constatée de conservation ne dépasse généralement pas 10 ans.
Pour le particulier, les durées de conservation des documents sont extrêmement divers et varient en fonction du support, numérique ou papier comme l’indique cette page.
Un syndicat étant une forme d’association particulière comme le rappelle ce site, on peut tenir compte des délais de conservation des documents d’une association. ou de ceux dont il faut tenir compte en entreprise.
Conseils de la CNIL
Sachant que la CNIL a déjà réalisé des contrôles portant sur le traitement des données personnelles des adhérents de plusieurs organisations syndicales, notre organisation syndicale doit tenir compte des recommandations figurant sur ce guide RGPD intègrant aussi les bonnes pratiques de gestion des adhérents d’un syndicat, chapitre 7.
